Unternehmen florieren in der Regel durch den rechtzeitigen Austausch von Informationen oder Daten. Für die Teams in einer Organisation ist es wichtig, dass sie Zugriff auf die Informationen haben, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effizient und bequem zu erledigen. Und deshalb ist die gemeinsame Nutzung von Dateien für jedes Unternehmen sehr wichtig.

Glücklicherweise hat der technologische Fortschritt die gemeinsame Nutzung von Dateien vereinfacht. Mit fortschreitender Technologie nehmen jedoch auch böswillige Personen zu, die Schwachstellen von Systemen ausnutzen. Ein Mangel an sicheren Dateifreigabepraktiken kann leicht zum Durchsickern oder Diebstahl sensibler Daten führen, was einem Unternehmen großen Schaden zufügen kann. Darüber hinaus macht der Verzicht auf Sicherheitspraktiken beim Filesharing das System anfällig für Angriffe wie Man-in-the-Middle-Angriffe oder die Installation von Schadsoftware.

Hier sind 5 Best Practices für die sichere Freigabe von Dateien, die Sie für Ihr Unternehmen übernehmen können: 

1. Nutzen Sie VPNs

Mit dem verstärkten Trend zum flexiblen Arbeiten sind Arbeitnehmer nicht mehr auf die Arbeit im Büro beschränkt. Dies geht jedoch mit der zunehmenden Nutzung unsicherer öffentlicher Netzwerke einher, wenn Mitarbeiter sich entscheiden, von öffentlichen Orten aus zu arbeiten. Sie können zwar nicht kontrollieren, wo Ihre Remote-Mitarbeiter arbeiten, aber Sie können für die Notwendigkeit sensibilisieren, sich über ein VPN mit solchen Netzwerken zu verbinden. Ein VPN erstellt einen sicheren Tunnel, durch den Daten übertragen werden, wenn sie im Internet übertragen werden. Es erschwert Hackern den Zugriff auf die übertragenen Daten. Darüber hinaus ist ein VPN praktisch, wenn große Videos oder andere große Dateien gesendet werden müssen. Ein VPN wie NordVPN usw. kann die Dateigröße vor Ihrem Internetdienstanbieter verbergen, sodass sie sicher gesendet werden können.

2. Investieren Sie in eine File-Sharing-Lösung

Eine File-Sharing-Lösung ermöglicht es einer sicheren Plattform, Dateien sicher zu speichern und von überall aus auf diese Dateien zuzugreifen. Dadurch entfällt natürlich die Notwendigkeit, Dateien hin und her zu teilen. Sie können Berechtigungen für Personen festlegen, die auf diese Dateien zugreifen dürfen. Das Beste daran ist, dass Sie die Kontrolle über diese Berechtigungen haben und über jede Benutzeraktivität benachrichtigt werden. Dadurch lässt sich die Anzahl der Personen, die auf die Dateien zugreifen und Änderungen daran vornehmen können, einfach steuern. Darüber hinaus bleiben die Informationen verschlüsselt, was ihnen eine Sicherheitsebene hinzufügt.

3. Beschränken Sie die Verwendung von USBs

USBs sind sehr beliebt, wenn es darum geht, große Dateien von einem Ort zum anderen zu senden. USBs sind jedoch nur dann sicher, wenn Sie sie nicht verlieren. Denken Sie darüber nach, wie viele USBs sind Ihnen in Ihrer Nachbarschaft schon begegnet? So einfach ist es, einen zu verlieren. Das Unglückliche ist, dass Sie keine Ahnung haben, wo der USB landen wird, wenn er verloren geht. Und wenn eine böswillige Person es bekommt, kann sie Zugriff auf alle Informationen oder Daten erhalten.

4. Erstellen Sie sichere Passwörter

Wir haben über die Verwendung einer File-Sharing-Lösung gesprochen, die es Ihnen ermöglicht, einen Passwortschutz zu verwenden. Die Wahrheit ist, dass Sie Ihre Daten nicht als sicher betrachten können, wenn Sie einfache Passwörter verwenden, die leicht zu erraten sind. Sie müssen es unbefugten Personen erschweren, auf Ihre Dateien zuzugreifen, indem Sie sichere Kennwörter verwenden. Sie können eine Kombination aus Zahlen, Symbolen, Groß- und Kleinbuchstaben verwenden – machen Sie es für zusätzliche Sicherheit lang genug. Verwenden Sie außerdem die Multi-Faktor-Authentifizierung, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen auf die Dateien zugreifen. Verwenden Sie auch etwas, das nur der Benutzer besitzt, z. B. eine SMS an sein Mobiltelefon usw.

5. Schulen Sie Ihr Team im sicheren Dateiaustausch

Bei vollen Terminkalendern und dem überwältigenden Lieferdruck kann es leicht sein, Praktiken für die sichere Dateifreigabe zu übersehen. Allerdings können solche Fehler teuer werden. Um sicherzustellen, dass solche Ereignisse niemals passieren, müssen Sie Ihr Team über die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien aufklären. Geben Sie ihnen ein klares Verständnis der damit verbundenen Risiken, wenn die Informationen falsch gehandhabt werden. Sie können die in Ihrer Organisation verarbeiteten Daten klassifizieren und die Sicherheitsstufen erklären, die jede Klasse benötigt.

Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass das gesamte Team im Umgang mit der angenommenen File-Sharing-Lösung gut geschult ist. Wenn Sie dies nicht tun, verlassen sich Ihre Mitarbeiter auf ihr eigenes Wissen, das manchmal nicht mit der sicheren Dateifreigaberichtlinie des Unternehmens übereinstimmt.

Fazit

Es ist erstaunlich zu analysieren, wie viele Daten ein Unternehmen an einem einzigen Tag an Teams, Kunden, Lieferanten und andere Interessengruppen weitergibt. Wenn man darüber nachdenkt, ist der Schaden, der durch den falschen Umgang mit solchen Datenmengen entstehen kann, kaum zu ergründen. Daher ist die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien ein Aspekt des Geschäfts, der mit der Verantwortung behandelt werden muss, die er verdient!!

Biografie des Autors: Dieser Artikel wurde von Natasha Totic beigesteuert . Sie ist Spezialistin für digitales Marketing bei NH Global Partners und zeichnet sich durch die originelle und fallspezifische Gestaltung innovativer Strategien aus, die vielen Unternehmern geholfen haben, ihre Online-Präsenz aufzubauen und ihre Marke aufzubauen.